Kandidatų CV saugojimas: ką daryti pasibaigus atrankai?

Kandidatų CV saugojimas pasibaigus atrankai paprastai turi būti nutraukiamas, jeigu duomenys nebereikalingi ir nėra pagrįsto tolesnio tvarkymo tikslo. Būsimų atrankų duomenų bazę reikia atskirti nuo riboto dokumentų saugojimo galimiems teisiniams reikalavimams: tai skirtingi tikslai, kuriuos būtina vertinti atskirai. Tokį tikslo ir tolesnio naudojimo atskyrimą padeda suprasti VDAI gairės apie duomenų apsaugą darbo santykiuose.

• Uždarykite atranką: pažymėkite jos pabaigą ir paskirkite atsakingą asmenį.
• Atskirkite tikslus: užbaigta atranka, būsimi pasiūlymai ir galimų ginčų dokumentai neturėtų sudaryti vieno archyvo.
• Suraskite kopijas: įtraukite el. paštą, atrankos sistemą, bendrus aplankus, agentūrą ir popierinius dokumentus.
• Užfiksuokite rezultatą: registruokite ištrynimą, pagrįstą palikimą arba duomenų perkėlimą.

Kandidatų CV saugojimas: nuo ko pradėti sprendimą?

Pradėkite ne nuo klausimo „kiek mėnesių laikyti?“, o nuo klausimo „kam šių duomenų dar reikia?“. Kandidato gyvenimo aprašymas nėra vienintelis atrankos dokumentas. Kartu gali būti saugomi motyvaciniai laiškai, susirašinėjimas, vertinimo užduotys, rekomendacijos ir pokalbio pastabos. Sudarydami vidaus tvarką vertinkite visą kandidato bylą, o ne tik failą, kurio pavadinime yra „CV“.

Pagal VDAI gaires, pasibaigus atrankai kandidatų informacija paprastai pašalinama, o tolesnis saugojimas turi būti pagrįstas. Tai reiškia, kad aplankas „gal kada prireiks“ nėra pakankamas duomenų valdymo paaiškinimas.

Praktinis sprendimų medis

Kiekvienai duomenų grupei pritaikykite tokią seką: ar atranka tikrai baigta; ar kandidatas įdarbintas; ar yra tinkamas sutikimas būsimiems pasiūlymams; ar atskirai nustatytas poreikis išsaugoti ribotus dokumentus teisiniams reikalavimams. Jeigu nė viena priežastis netinka, perduokite duomenis ištrynimo procedūrai. Neaiškius atvejus pirmiausia pateikite už duomenų apsaugą atsakingam asmeniui.

Skirtingos situacijos – skirtingi veiksmai

Toliau pateikta lentelė yra vidaus procedūros rengimo pavyzdys, ne automatinė teisinio pagrindo parinkimo taisyklė. Sprendžiant dėl konkretaus saugojimo remkitės VDAI aptariamais tikslo, pagrindo ir saugojimo ribojimo principais.

Kaip pagrįsti saugojimo terminą?

Vieno visiems darbdaviams tinkamo CV saugojimo termino nėra: jį reikia sieti su konkrečiu tikslu, o ne pasirinkti pagal kitos įmonės politiką, kaip leidžia suprasti VDAI gairėse aptariamas saugojimo ribojimas. Vidaus dokumente naudinga įrašyti ne tik trukmę, bet ir jos pradžios įvykį bei sprendimo motyvą.

Pavyzdžiui, Baltic Tours kandidatų privatumo politikoje nurodomas saugojimas iki atrankos pabaigos, o gavus rašytinį sutikimą – vienus metus po jos. Tai konkrečios organizacijos pasirinkimas, ne universalus leidimas tiek laiko laikyti bet kurį gautą CV.

Praktinėje termino kortelėje numatykite laukus: duomenų grupė, tikslas, pagrindas, termino pradžia, pabaigos kriterijus, atsakingas asmuo ir ištrynimo būdas. Atskirai pažymėkite išimtis, kurias turi patvirtinti kompetentingas specialistas. Nepratęskite termino vien todėl, kad technologiškai paprasčiau nieko nekeisti.

Būsimų atrankų bazė nėra užbaigtų atrankų archyvas

VDAI gairėse kandidato duomenų naudojimas būsimoms atrankoms siejamas su jo sutikimu. Todėl vien dalyvavimo konkrečioje atrankoje nereikėtų interpretuoti kaip bendro leidimo vėliau siųsti bet kokius darbo pasiūlymus.

Atskiro sutikimo formuluotės pavyzdys

Sutinku, kad [duomenų valdytojo pavadinimas] saugotų mano CV ir kontaktinius duomenis, kad galėtų susisiekti dėl [apibrėžtų pareigybių ar darbo sričių] pasiūlymų iki [konkreti data arba aiškiai nustatyta trukmė]. Šis pasirinkimas savanoriškas ir neturi įtakos mano dalyvavimui dabartinėje atrankoje. Sutikimą galiu atšaukti kreipdamasis [kontaktas]. Išsami informacija apie duomenų tvarkymą pateikiama [privatumo pranešimas].

Tai redakcinis šablonas, kurį prieš naudojant reikia pritaikyti ir teisiškai įvertinti. Užpildykite visus laukus, pasirinkimą atskirkite nuo kandidatavimo veiksmo ir numatykite, kur bus fiksuojamas sutikimo gavimas. Bazėje naudinga matyti sutikimo apimtį bei pabaigą, kad atrankos specialistas neturėtų jų ieškoti senose laiškų grandinėse.

Atšaukus sutikimą, sutikimu grįstas naudojimas turi būti nutrauktas; galimas kitais pagrindais saugomų dokumentų likimas vertinamas atskirai, o ne automatiškai laikomas leidimu tęsti kontaktavimą dėl darbo, kaip išplaukia iš VDAI aptariamo tikslų ir pagrindų atskyrimo.

Kas atsako už agentūros, darbdavio ir sistemų kopijas?

Personalo atrankos agentūros dalyvavimas neturėtų palikti neaiškumo, kas uždaro kandidatų bylas. Prieš bendradarbiavimą siūloma raštu apibrėžti, kas renka duomenis, kas nustato jų naudojimo tikslus, kam perduoda CV ir kas vykdo kandidatų prašymus. Agentūros vaidmenį būtina vertinti pagal faktinę veiklą, ne vien sutarties pavadinimą.

Darbdavio vidaus procedūroje atskirai įvardykite atrankos vadovą, personalo specialistą, IT administratorių ir paslaugos teikėjo kontaktą. Personalo atrankos procesas gali vykti bendroje sistemoje, tačiau vadovo atsisiųstas CV ar persiųstas laiškas vis tiek turi patekti į kopijų patikrą.

Atsarginės kopijos: atskiras techninis scenarijus

Siūlomas organizacinis sprendimas – atsarginėms kopijoms aprašyti atskirą procedūrą: kas turi prieigą, kada kopijos perrašomos ir kaip elgiamasi atkūrus sistemą. Jei pavienio dokumento pašalinti techniškai negalima, šio apribojimo nereikėtų laikyti savaiminiu teisiniu pateisinimu: situaciją turi įvertinti duomenų apsaugos ir IT atsakingi asmenys.

Praktiškai svarbu turėti būdą pakartotinai pritaikyti ištrynimo sprendimus po atkūrimo. Patikros įraše užtenka nurodyti sistemos sritį, atliktą veiksmą ir vykdytoją; nereikėtų kurti naujo archyvo, į kurį dėl ištrynimo įrodymo būtų vėl kopijuojamas visas CV.

Atrankos uždarymo kontrolinis sąrašas

Šį sąrašą galima perkelti į užduočių valdymo sistemą. Kiekvienam punktui priskirkite vykdytoją, būseną ir patvirtinimo vietą. Taip darbuotojų atrankos procesas baigiamas patikrinamu veiksmu, o ne vien žodiniu susitarimu.

1. Patvirtinkite uždarymą. Pažymėkite poziciją, atrankos pabaigą ir sprendimą koordinuojantį asmenį.
2. Inventorizuokite duomenis. Patikrinkite atrankos sistemą, el. paštą, bendrus aplankus, vietinius įrenginius ir popierines bylas.
3. Atskirkite kandidatus pagal situaciją. Įdarbintas, nepasirinktas, sutikęs dėl būsimų pasiūlymų arba atskirai vertintinas atvejis.
4. Patikrinkite pagrindimą. Kiekvienai paliekamai duomenų grupei užrašykite tikslą, pagrindą ir saugojimo pabaigos kriterijų.
5. Perkelkite tik reikalingą informaciją. Įdarbinto kandidato visos atrankos bylos automatiškai nekopijuokite į darbuotojo bylą.
6. Suderkite išorines kopijas. Susisiekite su agentūra ar paslaugų teikėju pagal sutartą atsakomybių tvarką.
7. Atlikite ištrynimą ir apribojimus. Įtraukite eksportuotas lenteles, bendrinimo nuorodas ir spausdintas kopijas.
8. Užregistruokite patikrą. Nurodykite, kas atlikta, kas liko, kodėl liko ir kas patikrins neužbaigtus veiksmus.

Išvada: užbaikite bylą prieš pradėdami naują paiešką

Kandidatų CV saugojimas turi būti valdomas pagal tikslą, o ne pagal laisvą vietą diske. Pirmiausia pasirinkite neseniai užbaigtą atranką ir pritaikykite kontrolinį sąrašą: suraskite kopijas, paskirkite atsakingus žmones ir užfiksuokite sprendimus. Teisinį pagrindą ar išimtis, dėl kurių abejojate, perduokite individualiam vertinimui.

Kai ankstesnės atrankos duomenys sutvarkyti, kitą darbuotojų paieškos žingsnį galite planuoti Rasime.lt skiltyje darbdaviams, peržiūrėti darbo skelbimus arba susipažinti su kandidatų baze. Naujos paieškos pradžia savaime nėra pagrindas pakartotinai naudoti seniau gautus CV.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar pasibaigus atrankai privaloma ištrinti kandidato CV?

Paprastai taip, jeigu duomenys nebereikalingi atrankos tikslui ir nėra kito pagrįsto jų saugojimo tikslo bei teisinio pagrindo. VDAI gairėse atskiriamas atrankos užbaigimas ir tolesnis kandidatų duomenų naudojimas. Todėl prieš ištrinant arba paliekant CV reikia įvertinti konkrečią situaciją, o ne automatiškai taikyti vienodą sprendimą visiems dokumentams.

Šaltinis: VDAI gairės.

Kiek laiko galima saugoti kandidatų CV?

Visoms atrankoms vienodo universalaus termino nėra: saugojimo trukmė turi būti susieta su tikslu ir pagrįsta. Baltic Tours privatumo politikoje pateikiamas konkrečios organizacijos pavyzdys – turint rašytinį sutikimą, duomenys būsimoms atrankoms saugomi vienus metus po atrankos pabaigos. Tai nėra visiems darbdaviams taikoma taisyklė.

Šaltiniai: VDAI gairės і Baltic Tours kandidatų privatumo politika.

Ar galima kandidatą pakviesti į kitą atranką be atskiro sutikimo?

Pagal VDAI gairėse aptariamą situaciją duomenų naudojimas būsimoms atrankoms siejamas su kandidato sutikimu. Vien CV atsiuntimas į konkrečią poziciją savaime nėra sutikimas dalyvauti visose būsimose atrankose. Jei anksčiau gautas tinkamas sutikimas jau apima būsimus pasiūlymus, reikia patikrinti jo apimtį, galiojimą ir tai, ar jis neatšauktas.

Šaltinis: VDAI gairės.

Kaip ištrinti CV iš visų sistemų ir atsarginių kopijų?

Praktinis būdas – pagal duomenų vietų sąrašą pašalinti aktyvias kopijas iš atrankos sistemos, el. pašto, bendrų aplankų ir popierinių bylų, o atliktus veiksmus užregistruoti. Atsarginėms kopijoms reikia atskiros valdymo tvarkos: riboti jų naudojimą atkūrimui, nustatyti perrašymo ciklą ir užtikrinti, kad atkūrus sistemą ištrinti duomenys negrįžtų į kasdienį naudojimą. Šią procedūrą reikia suderinti su organizacijos techninėmis galimybėmis ir duomenų apsaugos atsakingu asmeniu.

Tai praktinė procedūros schema; bendrieji duomenų saugojimo ir ištrynimo principai aptariami VDAI gairėse.

Naudoti šaltiniai

1. VDAI: Asmens duomenų apsauga darbo santykių kontekste
2. Baltic Tours kandidatų privatumo politika