Darbuotojų paieška: kaip parengti aiškią atrankos užduotį

Darbuotojų paieška turėtų prasidėti nuo atrankos užduoties – vidinio vadovo ir HR susitarimo, kokį darbą žmogus atliks, kokie gebėjimai būtini ir kaip bus priimtas sprendimas. Tai nėra kandidatui skiriamas praktinis testas. Užduotį parengia atranką organizuojantis asmuo, o patvirtina samdantis vadovas ir atlygio biudžetą tvirtinantis atsakingas asmuo. Toliau pateiktą šabloną galima pritaikyti savarankiškai paieškai arba bendradarbiavimui su agentūra.

• Pradėkite nuo darbo rezultato, o ne ankstesnio darbuotojo savybių sąrašo.
• Atskirkite būtinus gebėjimus, privalumus ir tai, ko galima išmokyti.
• Iš anksto suderinkite bazinį atlygį, darbo vietą ir grafiką.
• Kiekvienam kriterijui numatykite konkretų patikrinimo būdą.
• Susitarkite, kas priima sprendimą ir ką keisite, jei tinkamų kandidatų nebus.

Kodėl darbuotojų paieška prasideda nuo vidinio susitarimo

Skelbimo tekstas yra tik vieša atrankos užduoties dalis. Vidiniame dokumente turi likti sprendimui svarbi informacija: kodėl kuriama pozicija, kokias problemas ji spręs, kas vertins kandidatus ir kokios sąlygos jau patvirtintos. Jei šie klausimai neatsakyti, HR gali ieškoti vienokio žmogaus, o vadovas pokalbiuose tikėtis visai kitokio.

Užduotis turėtų būti pakankamai trumpa, kad ją būtų galima naudoti kasdien, bet pakankamai konkreti, kad nereikėtų spėlioti. Formuluotę „reikalingas atsakingas darbuotojas“ pakeiskite aprašymu, ką atsakomybė reiškia šiame darbe: pastebėti neatitikimą, jį užregistruoti ir perduoti informaciją sutartu būdu.

Viešame pasiūlyme svarbu aiškiai pristatyti funkcijas, profesinius reikalavimus, darbo vietą, siūlomas naudas ir kontaktus – tokias skelbimo rengimo kryptis pateikia Užimtumo tarnyba. Vidinė užduotis padeda šią informaciją surinkti dar prieš rašant skelbimą.

Atrankos užduoties šablonas: ką užpildyti ir kaip patikrinti

Toliau pateiktą lentelę nukopijuokite į bendrą dokumentą. Vietoje laužtinių skliaustų įrašykite savo sprendimus. Jei atsakymo nėra, pažymėkite, kas jį pateiks: tuščias laukas neturėtų nepastebimai virsti pažadu kandidatui.

Šablonas yra redakcinė darbo priemonė, o ne privaloma dokumento forma. Jį galima sutrumpinti paprastai pozicijai arba papildyti konfidencialumo ir atsakomybių klausimais, kai vykdoma vadovų atranka.

Kaip atskirti būtinybę nuo pageidavimo

Būtinas kriterijus turi turėti darbo pagrindimą

Prie kiekvieno reikalavimo paklauskite: kokios užduoties žmogus negalės atlikti, jei šio gebėjimo neturės? Jei atsakymas neaiškus, reikalavimą verta perkelti į privalumų skiltį arba pašalinti. Ankstesnis pareigų pavadinimas pats savaime neįrodo, kad kandidatas moka atlikti Jums reikalingą darbą.

Pavyzdžiui, vietoje „panašaus darbo patirtis būtina“ galima įrašyti „geba palyginti užsakymą su surinktomis prekėmis ir paaiškinti veiksmus radus neatitikimą“. Toks kriterijus leidžia vertinti ir kandidatą, kurio ankstesnė pareigybė vadinosi kitaip.

Privalumas neturi tapti slapta atmetimo priežastimi

Jeigu konkrečios programos išmanymą įrašėte kaip privalumą, neturėtumėte pokalbio pabaigoje jo paversti būtina sąlyga. Naują reikalavimą pirmiausia aptarkite su atrankos komanda ir nuspręskite, kaip nuosekliai peržiūrėsite jau įvertintas kandidatūras.

Išmokstamą gebėjimą susiekite su įvedimo planu. Frazė „visko išmokysime“ nėra pakankama: užduotyje nurodykite mokantį žmogų, mokymo turinį ir požymius, pagal kuriuos suprasite, kad darbuotojas pasirengęs dirbti savarankiškai.

Atlygis, grafikas ir vieta: sprendimai prieš skelbimą

Atlygio laukelyje užrašykite, ar kalbama apie mėnesinį, ar valandinį dydį, ir aiškiai pažymėkite bruto sumą. Atskirai aprašykite premijas bei jų skyrimo sąlygas. Darbo skelbime darbdavys turi nurodyti siūlomą bazinį darbo užmokestį arba jo intervalą, kaip paaiškinta VDI skaidraus darbo užmokesčio DUK.

Jei numatytas intervalas, viduje sutarkite, kas pagrįstų pasiūlymą jo apatinėje ar viršutinėje dalyje. Sprendimą sieti su patikrintais gebėjimais praktiškiau nei su bendru įspūdžiu, kad kandidatas „stiprus“. Biudžeto ribą patvirtinkite prieš žadėdami kandidatui konkrečią sumą.

Pasirengimo diskusijai galite peržiūrėti Rasime.lt atlyginimų gidą, tačiau išorinė informacija nepakeičia Jūsų įmonės patvirtinto biudžeto. Darbo vietą aprašykite tiksliau nei miesto pavadinimu: kandidatui svarbi atvykimo vieta, darbo pradžia ir galimi darbo vietos pasikeitimai.

Vienodi vertinimo kriterijai ir aiškus sprendimas

Priimant į darbą turi būti taikomi vienodi atrankos kriterijai ir sąlygos – tai nurodo VDI informacija apie nediskriminavimą. Praktiniame dokumente šį principą paverskite bendru klausimų planu ir vertinimo įrašais, susietais su pareigybe.

Prie kiekvieno kriterijaus numatykite galimą išvadą: „atitinka“, „reikia papildomai patikrinti“ arba „neatitinka“. Greta užrašykite įrodymą: kandidato paaiškinimą, darbo situacijos sprendimą ar konkrečios patirties pavyzdį. Pastaba „nepritapo“ nepaaiškina, kurio darbo reikalavimo žmogus neatitiko.

Vertintojai turėtų pirmiausia užrašyti savo išvadas, o paskui jas aptarti. Užduotyje nurodykite, kas priims galutinį sprendimą ir kas informuos kandidatą. Jei naudojamas praktinis patikrinimas, aprašykite jo tikslą, apimtį ir vertinimo kriterijus; nesupainiokite jo su šiame straipsnyje aptariama vidine atrankos užduotimi.

Pavyzdys: sandėlio darbuotojo paieška Kaune

Toliau pateiktas pavyzdys yra iliustracinis, o ne realios įmonės pasiūlymas ar rinkos atlygio rekomendacija. Jis parodo, kaip bendrą poreikį paversti patikrinama užduotimi.

• Poreikis: komandai reikalingas sandėlio darbuotojas užsakymams surinkti ir paruošti išsiuntimui.
• Rezultatas: po įvedimo darbuotojas surenka užsakymą pagal pateiktą informaciją, patikrina atitiktį ir praneša apie neatitikimus.
• Būtinas gebėjimas: tiksliai suprasti užsakymo duomenis ir laikytis paaiškintos veiksmų sekos.
• Patikrinimas: visiems kandidatams pateikiama vienoda pavyzdinė užsakymo situacija ir prašoma paaiškinti veiksmus radus neatitikimą.
• Privalumas: ankstesnė darbo su sandėlio sistema patirtis, jei konkrečios sistemos naudojimo bus mokoma.
• Sąlygos: įrašoma konkreti darbo vieta Kaune, suderintas grafikas ir patvirtintas bazinio atlygio intervalas.
• Atsakomybė: sandėlio vadovas vertina darbo situacijos sprendimą, HR koordinuoja bendravimą, paskirtas vadovas tvirtina pasiūlymą.

Pritaikydami pavyzdį savo įmonei, patikrinkite, ar nepalikote nutylėtų funkcijų: prekių priėmimo, inventorizacijos, įrangos naudojimo ar dokumentų pildymo. Įtraukite tik tas užduotis, kurias žmogus iš tikrųjų atliks, ir kiekvienai parinkite tinkamą patikrinimą.

Kaip pasirinkti paieškos kanalą ir peržiūrėti užduotį

Kanalą rinkitės pagal sutartą profilį. Kai pareigybę lengva aiškiai pristatyti viešai, galima pradėti nuo darbo skelbimo. Kai reikia konkrečios patirties ar konfidencialios paieškos, verta svarstyti tiesioginę paiešką arba personalo atrankos agentūros pagalbą. Tai pasirinkimo gairės, ne konkretaus kanalo rezultato garantija.

Perduodami užduotį agentūrai, pateikite tą patį patvirtintą dokumentą, kurį naudoja vidinė komanda. Atskirai suderinkite paslaugos apimtį, kandidatų vertinimą, ataskaitų tvarką ir sprendimų atsakomybes. Agentūra neturėtų pati spėlioti, kurie Jūsų reikalavimai gali keistis.

Prieš viešindami pasiūlymą, galite peržiūrėti Rasime.lt darbo skelbimus ir palyginti, kaip pristatomos panašios funkcijos bei sąlygos. Tai skelbimo aiškumo patikra, o ne visos Lietuvos darbo rinkos analizė.

Jeigu tinkamų kandidatų nėra, nekeiskite visko iš karto. Pirmiausia nustatykite, kur nutrūksta procesas: nesulaukiate susidomėjimo, kandidatai neatitinka būtinų kriterijų ar atsisako sužinoję sąlygas. Tada peržiūrėkite atitinkamai kanalą, reikalavimus arba pasiūlymą ir užfiksuokite pakeitimus.

Kontrolinis sąrašas prieš pradedant atranką

1. Vadovas patvirtino pozicijos paskirtį, funkcijas ir laukiamą rezultatą.
2. Būtini kriterijai atskirti nuo privalumų ir išmokstamų gebėjimų.
3. Prie kiekvieno kriterijaus įrašytas patikrinimo būdas.
4. Suderinti bazinis atlygis, darbo vieta, grafikas ir įvedimo pagalba.
5. Paskirti vertintojai, sprendimo priėmėjas ir kandidato informavimo atsakingas asmuo.
6. Įrašyti vidiniai terminai ir paieškos peržiūros data.
7. Skelbimo tekstas bei agentūrai perduodama informacija neprieštarauja patvirtintai užduočiai.

Išvada: pirmiausia patvirtinkite užduotį

Darbuotojų paieška tampa nuoseklesnė, kai komanda sutaria ne tik dėl pareigybės pavadinimo, bet ir dėl darbo rezultato, vertinimo bei pasiūlymo ribų. Kitas veiksmas – nukopijuoti šabloną, užpildyti jį kartu su samdančiu vadovu ir patvirtinti neatsakytus klausimus. Kai dokumentas parengtas, pereikite į Rasime.lt skiltį darbdaviams ir peržiūrėkite informaciją apie tolesnius paieškos veiksmus.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ką būtina įrašyti į atrankos užduotį?

Įrašykite pozicijos paskirtį, pagrindines funkcijas, laukiamą rezultatą, būtinus kriterijus ir jų patikrinimą. Taip pat suderinkite atlygį, darbo vietą, grafiką, vertintojus, sprendimo priėmėją, vidinius terminus ir paieškos peržiūros tvarką.

Kaip atskirti būtiną reikalavimą nuo privalumo?

Būtinas reikalavimas turi būti tiesiogiai susijęs su užduotimi, kurios kandidatas negalėtų atlikti be to gebėjimo. Jei gebėjimo galima išmokyti arba jis tik palengvintų darbą, pažymėkite jį kaip išmokstamą kompetenciją arba privalumą.

Kaip suderinti atlygio intervalą, grafiką ir darbo vietą?

Prieš skelbdami pasiūlymą gaukite atsakingų asmenų patvirtinimą dėl bazinio bruto atlygio, priedų sąlygų, konkrečios darbo vietos ir grafiko. Viduje aprašykite, kokie patikrinti gebėjimai pagrįstų skirtingą pasiūlymą atlygio intervalo ribose.

Kaip nustatyti vienodus kandidatų vertinimo kriterijus?

Kiekvieną kriterijų susiekite su darbo funkcija, parenkite bendrus pagrindinius klausimus ir vienodą vertinimo formą. Sprendimą pagrįskite užrašytais įrodymais, o ne bendru įspūdžiu; jei kriterijus keičiasi, peržiūrėkite ir jau įvertintas kandidatūras.

Naudoti šaltiniai

1. UŽT: Patarimai darbdaviams
2. VDI: Skaidraus darbo užmokesčio DUK
3. VDI: Nediskriminavimas
4. Dirba.lt: Darbuotojų paieška